Como proceder com a legalização de documentos japoneses

Comunicado do Consulado do Brasil em Nagoya, Tokyo, Hamamatsu

LEGALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS JAPONESES – APOSTILA DA HAIA

Informamos que o Brasil adotará, a partir de 14 de agosto de 2016, a “Convenção da Apostila” da Haia sobre a eliminação da exigência de legalização de documentos públicos estrangeiros para produzirem efeitos no território brasileiro. O texto da referida convenção foi promulgado pelo Decreto n° 8.660, de 29/1/2016. Aguarda-se a regulamentação por resolução do Conselho Nacional de Justiça e pelo Manual do Serviço Consular e Jurídico do Ministério das Relações Exteriores.

Dessa forma, a partir de 14 de agosto de 2016, os documentos públicos japoneses, para terem validade ou produzirem efeitos no Brasil, deverão ser legalizados ou autenticados pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros do Japão (Gaimusho), com a APOSTILA DA HAIA, e não precisarão ser legalizados (autenticados) nos Consulados do Brasil, uma vez que o Japão também é membro da Convenção da Apostila da Haia.

Ressalta-se, por oportuno, que os documentos japoneses legalizados pelos Consulados do Brasil antes de 14/8/2016, serão aceitos no Brasil até o dia 14 de fevereiro de 2017.

Indicamos, a seguir, as coordenadas do Ministério dos Negócios Estrangeiros do Japão (Gaimusho), autoridade japonesa designada para apostilar documentos japoneses, a partir do dia 14 de agosto de 2016, para produzirem efeitos nos Brasil:

Informações em japonês: http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html
Informações em inglês: http://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html

O que é Apostila de HAIA

A apostila é um certificado que a assinatura/firma e selo/carimbo de um documento público foi emitidos por autoridade competente. Este trâmite, similar a autenticação de uma cópia ou o reconhecimento de uma firma, unicamente certifica que a firma ou selo exibido no documento foi emitido por um funcionário público no exercício de suas funções, porém não reconhece a validade do conteúdo do mesmo.

Sua finalidade é permitir que um documento público oficial seja reconhecido em um país estrangeiro. Em princípio, se reconhece que aqueles países que tenham firmado esse acordo internacional, conhecido como a Convenção da Haia, possam harmonizar, simplificar e desburocratizar os trâmites necessários para o reconhecimento desses documentos nos países em que foi emitido.

Que tipo de documento é legalizado?

Todo documento emitido no Japão que necessita de reconhecimento de firma ou autenticação para ser validado no Brasil após tradução por tradutor juramentado.

Os documentos japoneses apostilados pelo Gaimusho poderão ser aceitos em todo o território brasileiro. Da mesma forma, os documentos brasileiros apostilados pelos órgãos competentes no Brasil serão aceitos no Japão. Desse modo, será facilitada a utilização de documentos estrangeiros no Brasil e no exterior.

Consideram-se públicos os documentos que possuírem as seguintes características:

os documentos emitidos por autoridade ou funcionário vinculado a uma jurisdição do Governo, incluindo os provenientes do ministério público, ou de um secretário, oficial ou agente judicial;
os documentos administrativos;
os documentos emitidos por notários (tabeliães) e cartórios de registro civil;
os certificados oficiais que tenham sido emitidos com base em documentos privados, como reconhecimento de firmas.
Quando os documentos a serem certificados são documentos privados (aqueles preparados por particulares ou por empresas, hospitais e escolas particulares, etc.), o Ministério dos Negócios Estrangeiros não pode certificar os documentos diretamente. Estes documentos deverão ser encaminhados primeiro ao Notório Publico (tabelião) que reconhecerá a firma, depois será encaminhado do Ministério dos Negócios Estrangeiros (Gaimusho) para legalização como documento oficial.

As escolas brasileiras reconhecidas pelo governo japonês poderão legalizar diretamente no Gaimusho. Para as escolas particulares não reconhecidas, os documentos serão autenticados no Tabelião para envio posterior ao Gaimusho. O mesmo procedimento para hospitais e clínicas particulares, gensen, atestado de trabalho, etc.

No entanto, a Convenção não se aplica aos seguintes documentos:

os documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares;
os documentos administrativos que se referem diretamente a uma operação mercantil ou aduaneira.

O que muda na legalização do documentos ?

Até o dia 13/08/2016 o documento deverá ser levado ao Notório Público (tabelião japonês) para reconhecimento de firma e depois ao Consulado do Brasil para autenticação deste documento. Todos os documentos emitidos até esta data, terão validade no Brasil até 14/07/2017.

A partir de 14/08/2016 todos os documentos serão encaminhados diretamente ao Ministério dos Negócios Estrangeiros do Japão (Gaimusho), não necessitando mais passar pelo Consulado. O serviço é gratuito. Não aceita documentos de pessoas que estejam no exterior.

Procedimento para legalização

O Gaimusho orienta para que o solicitante certifique-se da obrigatoriedade de legalização do documento antes de enviar.
Serão aceitos documentos que preencham os seguintes requisitos:

(1) A data de emissão aparece no documento ( no prazo de três meses a contar da data de emissão ).
(2) O nome do órgão emissor(nome e título do emissor) aparece no documento.
(3) Um selo/inkan oficial (não um selo privado ou assinatura) é aposta no documento.

A Legalização poderá ser feita de 3 modos:

(1) Pessoalmente comparecendo ao escritório do Gaimusho. Documento legalizado entregue no dia seguinte.
(2) Pessoalmente comparecendo ao escritóro do Gaimusho. Documento legalizado enviado pelo correio.
(3) Enviar e receber pelo correio. (leva de 10 a 14 dias)

Documentos necessários:

(1) Documentos de identificação com foto do solicitante (Zairyu Card, carteira de motorista,etc)
(2) Documento original a ser legalizado, (até 3 meses após a emissão poderá ser legalizado).
(3) Formulário de solicitação preenchido (baixar arquivo, pelo correio, pelo fax)
(4) Se utilizar serviço do correio, providenciar envelope-resposta selado, de preferência registrado