Kaizen, um termo japonês que significa “mudar para melhor”, foi adaptado pelas organizações como uma estratégia de negócios que visa estabelecer um ambiente de melhoria contínua. Produtos, serviços e pessoas são cobertos pelo método que recorre a implementação de pequenas mudanças em toda a empresa.
Popular entre organizações focadas em desenvolvimento de software, TI enxuta e melhoria de serviços, o Kaizen não é exclusivo da indústria de tecnologia, já que a estratégia tem sido empregada em setores como saúde, psicologia, governo, coaching e serviços bancários como forma de melhorar processos, tomada de decisão e logística.
Enquanto a maioria das estruturas de TI se concentra na mecânica de uma organização, como seus métodos de gerenciamento, processos ou logística da cadeia de fornecimento, o Kaizen é uma abordagem holística que ajuda as organizações a melhorar não apenas os processos, mas também funcionários – da alta administração executiva aos iniciantes.
Como o Kaizen se compara a outros frameworks de TI?
Assim como a TI ágil e enxuta ou o Seis Sigma, o Kaizen é projetado para reduzir o desperdício e eliminar erros – mas é preciso uma abordagem diferente. O Kaizen se diferencia de outras estruturas de serviços ou de gerenciamento de TI, concentrando-se em pequenas melhorias que são fáceis de implementar. Outras estruturas de TI geralmente envolvem uma revisão de processos, serviços e produtos, abordando vários problemas de uma só vez no escopo de um projeto específico. O Kaizen aborda problemas em toda a organização que não são específicos de um projeto ou meta de negócios – o único objetivo é a melhoria. Trata-se menos de “consertar” os problemas e mais de criar um ambiente no qual os funcionários e a liderança se sintam confortáveis diante de seus próprios erros e crescendo a partir da experiência.
Outra característica definidora do Kaizen é que ele depende muito do feedback dos funcionários, e não do feedback do cliente. A maioria das melhorias sugeridas em um ambiente Kaizen vem diretamente dos trabalhadores da organização, o que significa que as empresas também enfrentam menos resistência ao implementar melhorias e mudanças solicitadas.
Entretanto, vale lembrar que as empresas que implementam o Kaizen precisam ter paciência porque as mudanças são frequentemente implementadas em uma escala tão pequena que pode levar algum tempo para colher os benefícios. Empresas ansiosas para provar o ROI das mudanças podem ter que esperar anos para ver as melhorias, e algumas das melhorias podem não ser mensuráveis pela análise tradicional. Outras estruturas, como ITSM, lean ou Six Sigma, oferecem mais gratificação instantânea, pois visam reduzir os erros e desperdícios para melhorar a produtividade e a qualidade o mais rápido possível, ao mesmo tempo em que fornecem análises aprofundadas.
Princípios Kaizen
O Kaizen se tornou popular nos Estados Unidos durante os anos 80, quando as empresas americanas perceberam que as empresas japonesas estavam superando-as depois de aplicar a filosofia Kaizen. O objetivo do Kaizen é identificar onde os processos se desdobram e de onde vêm os problemas, encontrando a causa raiz para corrigir o problema onde ele é iniciado. Na filosofia Kaizen, até os líderes precisam estar preparados para encontrar seus próprios erros e resolvê-los. Ninguém é punido por esses erros ou erros em um ambiente Kaizen; eles são vistos como oportunidades para crescer e aprender.
Conheça os 5 princípios principais no Kaizen:
Conheça seu cliente: descubra o que seu cliente quer e como você pode melhorar sua experiência com base no que ele valoriza;
Deixe fluir: o desperdício zero deve ser uma meta de toda a empresa, onde todos na organização estão focados na redução e eliminação de resíduos;
Vá para Gemba: Gemba é um termo japonês que significa “o lugar real”. Siga a ação e encontre onde o valor é criado e vá até lá para aplicar os princípios do Kaizen;
Capacite as pessoas: organize equipes com diretivas e metas claras, mas certifique-se de equipá-las com as ferramentas e os sistemas certos de que precisam para ter sucesso.
Seja transparente: use dados para mostrar como as melhorias estão mudando a organização para que sejam “tangíveis e visíveis”.
Onde você pode aprender mais sobre o Kaizen?
Você pode encontrar várias certificações Kaizen que não são específicas do setor. O Kaizen Institute oferece três níveis de certificação que cobrem o Kaizen em um nível mais alto. O Acuity Institute também oferece um programa de certificação Kaizen Leader com dois meses de cursos on-line que oferecem uma perspectiva mais ampla da filosofia do ponto de vista da liderança. O Management Strategy Institute (MSI) também oferece um workshop Kaizen com treinamento e certificação que também cobre o Kaizen de uma perspectiva mais focada nos negócios.
Como o Kaizen deve ser usado de forma holística na organização, mesmo que tenha como objetivo o desenvolvimento de software ou os processos de TI, essas certificações ainda podem oferecer recursos valiosos para os interessados em usar o Kaizen em TI.
